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Le règlement d'ordre intérieur décrit le fonctionnement interne du Groupe de Pilotage, clarifie le devoir de discrétion prévu dans les statuts, les modalités de la communication interne, clarifie la mention « l’affiliation est à titre personnel » prévue dans les statuts et décrit les modalités de remboursement des frais encouru pas les membres.

 

 

1.Fonctionnement interne du travail du groupe de pilotage

 

    1. Les décisions sont prises le plus souvent possible par consensus. Si des votes sont nécessaires, les propositions sont approuvées à la majorité simple (plus de la moitié des présents)

    2. Tous les membres peuvent assister (sans droit de vote) aux réunions du groupe de pilotage

    3. Un non membre peut, s’il est invité par un membre, assister à une réunion comme observateur

    4. Les réunions de FGE ont lieu dans des locaux non fumeurs ; quand c’est possible, des pauses (fumeurs) sont organisées dans un autre local

    5. Au début de chaque réunion, un président est désigné

    6. Au début de chaque réunion, un rapporteur est désigné. Le rapport reprend la liste des présents, des excusés, les décisions prises et la date de la réunion suivante. Le rapporteur s’engage à transmettre aux membres le rapport dans un délai d’une semaine

    7. Le secrétaire envoie dans les 48 heures après réception de l’e-mail une version imprimée du rapport par la poste aux membres qui n’ont pas d’adresse e-mail.

 

2.Exécution pratique de l’obligation de discrétion (exécution du point 4 c des statuts)

    1. Etre membre du FGE implique que votre nom peut être communiqué aux autres membres

    2. Les membres transmettent leur adresse postale et éventuellement leur e-mail et leurs numéros de téléphone au Secrétaire et/ou au Coordinateur

    3. Ces données ne peuvent être communiquées partiellement ou totalement aux autres membres que moyennant l’accord explicite du membre concerné

    4. Le fait que quelqu’un est membre ne peut être rendu public à l’extérieur qu’avec l’accord de l’intéressé et selon les modalités à déterminer

    5. Les coordonnées des membres qui acceptent que leurs coordonnées soient publiques, ne sont transmises à des tiers qu’avec l’accord des intéressés et selon des modalités à déterminer.

 

3. Règles du jeu pour la communication interne.

 

Les membres peuvent choisir entre deux niveaux de communication :

 

3.1 Les membres au niveau 1 de la communication reçoivent, en plus d’un rapport mensuel de la réunion, l’invitation aux réunions du Comité de Pilotage et les éventuels autres messages, par e-mail,

3.2 Les membres au niveau 2 de la communication reçoivent les rapports mensuels et les invitations pour les assemblées générales, par e-mail ou par poste, s’ils n’ont pas d’adresses e-mail.

 

4. Précision à propos de l’art 4 des statuts « l’affiliation est à titre personnel »

4.1 Les membres prennent partie aux activités du mouvement sans le mandat d’autres organisations dont ils sont membres

4.2 Les membres de FGE sont actifs dans d’autres organisations selon les règles de ces dernières et ne reçoivent aucune directive du FGE quant à leur intervention dans ces organisations et ne doivent pas justifier devant FGE de leur intervention

4.3 Ces dispositions reprises au 4.2 ne valent pas pour les membres du FGE, qui représentent le mouvement dans des liens de coopération.

 

5. Remboursement des frais des membres

Peuvent être remboursé sur demande:

5.1 les frais de déplacement avec les transports public (selon la formule la plus favorable), pour participer aux activités du FGE

5.2 les frais de déplacement pour la participation à des activités à la demande du FGE, à condition d'assurer la visibilité du FGE

5. 3 autres frais avec l'agrément préalable du Comité de Pilotage.

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